Lager-Konzepte

Lesen Sie diese Seite zuerst. Das Lager-Modul beruht auf wenigen Kernideen — sind sie verstanden, ergibt jede Funktionsseite Sinn.

Die Bausteine

Vier Dinge beschreiben alles, was das Lager erfasst, und wie sie zusammenhängen:

• Artikel — der Katalog. Jeder Artikel hat eine Kategorie, einen Mehrwertsteuersatz und eine Packungsgröße. Artikel sind das, was Sie zählen, bestellen, erhalten und verbrauchen.
• Kategorien — die Struktur über den Artikeln. Jeder Artikel gehört zu einer Kategorie, und Kategorien verschachteln sich zu einer Hierarchie für Katalog, Auswertungen und Zugriff.
• Lieferanten — von wem Sie einkaufen. Lieferungen und Lieferantenbestellungen verweisen auf einen Lieferanten, und Artikel führen die bezahlten Preise mit.
• Abteilungen — die Teams, die Bestände nutzen (Küche, Housekeeping, Bar…). Einer Abteilung werden bestimmte Kategorien/Artikel freigegeben, was steuert, was sie bestellen und halten kann.

Kurz: Artikel werden nach Kategorien gruppiert, bei Lieferanten gekauft und von Abteilungen genutzt.

Zwei Bestandsebenen

Livion erfasst Bestände auf zwei Ebenen, und sie auseinanderzuhalten ist der Schlüssel zum ganzen Modul:

1. Zentraler Lagerbestand — das Hauptlager. Lieferantenlieferungen erhöhen ihn; das Erfüllen einer Abteilungsbestellung oder das Umlagern von Beständen verringert ihn.
2. Abteilungsbestand — was jede Abteilung lokal hält. Er steigt, wenn eine Abteilung vom Lager (oder einer anderen Abteilung) erhält, und sinkt, wenn die Abteilung Verbrauch erfasst.

Derselbe Artikel hat somit einen Lagerbestand und einen Bestand je Abteilung. Mengen wandern über Bestellungen, Umlagerungen und Retouren zwischen den beiden Ebenen.

Das Bewegungsregister

Jede Bestandsänderung ist eine erfasste Bewegung, sodass sich eine Menge nie ohne nachvollziehbaren Grund ändert. Bewegungen entstehen durch:

• Lieferungen (Eingang) — beim Lager eingegangene Lieferantenware.
• Verbrauch (Ausgang) — von einer Abteilung aufgebrauchter Bestand.
• Umlagerungen — Bestand zwischen Lager↔Abteilung oder Abteilung↔Abteilung.
• Retouren — von Abteilung an Lager und von Lager an Lieferant.

Jeder Artikel hat ein Register, das seine Bewegungen mit laufendem Saldo zeigt, und eine einzelne Bewegung lässt sich als Transaktion mit allen Details öffnen. Das macht Bestandswert und Verbrauchsberichte verlässlich.

Wer darf was

Das Lager bedient zwei Zielgruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen:

• Lager-Administrator (WAREHOUSE_ADMIN) — voller Zugriff auf das gesamte Modul: Verwaltung von Artikeln, Kategorien, Lieferanten und Abteilungszugriff; Erfassen von Lieferungen; Erfüllen von Bestellungen; Umlagerungen und Analysen.
• Abteilungsbenutzer (WAREHOUSE_DEPARTMENT_INVENTORY, WAREHOUSE_DEPARTMENT_STOCK_TRANSFER) — Self-Service nur für die eigene Abteilung: eigener Bestand, Bestellungen, Retouren und Verbrauch sowie Abteilungsumlagerungen. Sie verwalten weder Katalog noch Lieferanten oder Einrichtung.