Alles, was ein Hotellager führt, kam von einem Lieferanten, und ein Teil geht zurück. Die Lieferantenbeziehung ist ein vollständiger Kreislauf — nachbestellen, empfangen und gelegentlich zurücksenden — und wenn jede Phase in einem anderen Postfach oder Notizbuch lebt, verliert der Kreislauf Teile. Livion hält den ganzen Kreislauf an einem Ort.

Das Problem im Betrieb

Der Einkauf ist oft der unsystematischste Teil des Lagers:

Nachbestellungen werden aus dem Gedächtnis zusammengestellt, sodass eine Bestellung ohne die Hälfte dessen rausgeht, was ein Lieferant in einer Lieferung hätte bringen können.
Die Bestell-E-Mail wird jedes Mal neu getippt, ohne Nachweis, was tatsächlich gesendet wurde und wann.
Bestand geht mit einem Zettel an einen Lieferanten zurück, ohne Korrektur, sodass der Lagerbestand zu hoch bleibt.

Was Livion stattdessen tut

Livion behandelt den Lieferanten als erstklassigen Datensatz und baut den ganzen Zyklus darum herum.

Lieferanten sind eine einfache, sichere Liste. Du legst sie mit Pflichtangaben Name und Adresse an und bearbeitest sie, und einen zu entfernen ist ein Soft-Delete — der Datensatz bleibt erhalten und wird verborgen statt gelöscht, sodass historische Bestellungen und Lieferungen weiterhin Sinn ergeben. Lieferantenänderungen allein haben keine Bestandswirkung.

Bestellungen an Lieferanten sind eine nach Lieferant gruppierte Nachbestell-Warteschlange. Du fügst die nachzubestellenden Artikel hinzu, passt Mengen an und setzt ein gewünschtes Lieferdatum — das vor dem Senden ausgefüllt sein muss. Speichere einmal eine E-Mail-Vorlage, und das Senden einer Lieferantenbestellung erzeugt ein PDF, mailt es an den Lieferanten und protokolliert die Bestellung im Verlauf. Senden setzt naturgemäß hinterlegte Kontaktdaten des Lieferanten voraus. Wenn die Ware ankommt, schließt die Lieferung den Kreislauf und wird zu Bestand — oft direkt aus dem Lieferschein des Lieferanten, wie in Lieferschein-PDFs in Bestand verwandeln beschrieben.

Lieferantenrücksendungen übernehmen den umgekehrten Weg. Ein Stepper führt dich durch die Auswahl des Lieferanten und der zurückzusendenden Artikel und Mengen; das Absenden entfernt diesen Bestand sofort aus dem Lager. Von der Detailseite der Rücksendung kannst du ein Transportdokument-PDF herunterladen, es dem Lieferanten mailen (falls eine E-Mail hinterlegt ist) oder die Rücksendung rückgängig machen, um den Bestand zurückzubuchen — danach ist dieses Transportdokument nicht mehr verfügbar.

Ehrlich zum Umfang

Livion sendet und erfasst; es verhandelt nicht. Es erzeugt das PDF, mailt den Lieferanten und korrigiert den Lagerbestand — Preise, Konditionen und ob eine Rücksendung am anderen Ende akzeptiert wird, bleiben ein Gespräch mit deinem Lieferanten.

Warum es zählt

Ein geschlossener Lieferantenkreislauf bedeutet, dass der Lagerbestand widerspiegelt, was du tatsächlich besitzt: Nachbestellungen gehen vollständig und datiert raus, jede gesendete Bestellung ist eine protokollierte Tatsache mit passendem PDF, und zurückgesandter Bestand verlässt die Zählung in dem Moment, in dem er das Regal verlässt. Der Einkauf hört auf, der Teil des Lagers zu sein, den niemand prüfen kann.

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